Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 1 juli 2026.

KeyAdmin hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, met welk doel, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft. Deze verklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Verwerkingsverantwoordelijke

KeyAdmin, gevestigd aan Mimosahof te Paterswolde (Nederland), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95164952, btw-id NL005134411B10, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Contact: info@keyadmin.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, rol en wachtwoord (gehasht).
Sleutel- en uitgiftegegevens: adressen, sleutelidentificaties, ontvangers en uitgiftedatums.
Digitale handtekeningen die worden gezet bij uitgifte en retour.
Communicatiegegevens: berichten die u naar ons stuurt en automatische e-mailbevestigingen.
Technische gegevens: IP-adres, browser, sessie- en logbestanden.
Bezoekgegevens van deze website via Google Analytics 4, uitsluitend indien u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner (IP wordt geanonimiseerd).

Doeleinden en grondslag

Uitvoering van de overeenkomst: leveren en beheren van uw KeyAdmin-account, registreren en archiveren van sleuteluitgiftes en verzenden van bevestigingen.
Gerechtvaardigd belang: beveiliging van de dienst, fraudepreventie, verbetering van functionaliteit en foutopsporing.
Wettelijke verplichting: administratieve en fiscale bewaartermijnen.
Toestemming: analytische cookies voor bezoekstatistieken.

Bewaartermijnen

Wij maken onderscheid tussen gegevens die wij namens de klant als verwerker verwerken en gegevens waarvoor KeyAdmin zelf verwerkingsverantwoordelijke is.

Klantdata die wij als verwerker verwerken (waaronder sleutel-, uitgifte- en archiefgegevens en gebruikersaccounts van de klant): deze worden na beëindiging van de overeenkomst binnen 30 dagen verwijderd of, indien van toepassing, geretourneerd, behoudens een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens langer te bewaren. Dit sluit aan op de afspraken in onze verwerkersovereenkomst.
Gegevens waarvoor KeyAdmin zelf verwerkingsverantwoordelijke is (noodzakelijke administratieve, contractuele en facturatiegegevens): hiervoor gelden afzonderlijke wettelijke en administratieve bewaartermijnen. Fiscale en administratieve gegevens bewaren wij 7 jaar.

Opslag binnen Europa

Uw gegevens worden opgeslagen in datacenters binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). Wij dragen geen persoonsgegevens over naar landen buiten de EER zonder passende waarborgen.

Delen met derden

KeyAdmin verkoopt geen persoonsgegevens. Wij schakelen zorgvuldig geselecteerde subverwerkers in, bijvoorbeeld voor hosting, e-mailverzending en foutmonitoring. Een actueel overzicht vindt u op onze pagina Subverwerkers. Met alle subverwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder HTTPS (TLS 1.2+), encryptie in rust, Row Level Security, multi-tenant scheiding en audit logging. Zie ook onze pagina Veiligheid.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. U kunt tevens uw toestemming voor cookies op elk moment intrekken door de cookievoorkeuren op deze website te wissen. Verzoeken kunt u sturen naar info@keyadmin.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Bent u niet tevreden? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Deze website plaatst functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de site. Analytische cookies (Google Analytics 4) worden uitsluitend geplaatst met uw expliciete toestemming, en met geanonimiseerd IP-adres. Er worden geen marketing- of advertentiecookies gebruikt.

Wijzigingen

KeyAdmin kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.